Заказы поставщику

В данном обзоре мы рассмотрим документ - Заказ поставщику.

Журнал документов Заказы поставщику

Документ Заказ поставщику находится в разделе Закупки. По одноимённой команде Заказы поставщикам переходим в журнал этих заказов.

Данный журнал является рабочим местом по управлению заказами поставщикам.

В левой части списка заказов расположены две колонки: состояния поступлений товара и состояния оплаты по заказам. Значки наглядно демонстрируют состояние поступления и оплаты по нашим заказам поставщикам.

Если поступление товара либо оплата произведена в полном объеме, кружок имеет сплошной закрашенная зелёный цвет. Если не было поступления либо оплаты, кружок отображается полым, не закрашенным. Если была частичная оплата или поступление товара, будет закрашен только сектор соответствующего кружка. Если по заказу поставщика прошли сроки поступления товара или оплаты, то кружочек окрашивается в красный цвет. Если дата поступления либо оплаты приходится на сегодняшний текущий день, то кружочек имеет оранжевый цвет.

С помощью значков можно визуально быстро оценить состояние поступления товаров либо оплаты по заказам поставщикам.

В правой части списка заказов размещается панель быстрых отборов, и панель контактной информации по текущему заказу.

Если щелкнуть на значок адреса электронной почты, то можно автоматически сформировать исходящее письмо в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) и, если у вас подключена учетная запись электронной почты, то отправить данное письмо.

Щелчок по кнопке телефонной трубки создаст событие с типом Телефонный звонок. А если у вас подключена в программе телефония, то можно таким образом инициировать телефонный вызов вашему партнеру.

Панель быстрых отборов удобно использовать для того, чтобы быстро отобрать заказы вашем списке. Например можно отобрать только не оплаченные заказы либо отобрать заказы по которому еще не было поступления товаров.

Если у вас недостаточно большое разрешение экрана и визуальное представление журнала хочется расширить, то панель отборов в правой части можно свернуть по одноименной гиперссылке. В этом случае увеличивается пространство для работы с журналом. Если понадобится вернуть панель быстрых отборов - щелкаем на три точки.

4 способа создания заказа поставщику

В верхней части журнала Заказы поставщикам помимо вкладки заказы поставщикам присутствует вкладка Заказы покупателей. Данная вкладка содержит заказы покупателей, которые еще ничем не обеспечены. То есть по которым необходимо закупить товар - оформить заказ нашим поставщикам. В данном рабочем месте менеджер по закупкам может рассмотреть эти заказы, при необходимости выделить некоторые из них, и по кнопке Оформить заказ поставщику формируется сводный заказ поставщику. Это один из способов создания заказа поставщику.

Второй способ непосредственно в самом заказе по кнопке Создать на основании - Заказ поставщику формируется необходимый заказ. Также заказ поставщику можно сформировать на основании Заказа на производство.

Стандартный способ создания заказов - это воспользоваться кнопкой Создать. В этом случае мы получаем пустой заказ поставщику и полностью его заполняем вручную.

В программе в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) есть две обработки. Находятся они в разделе Закупки. Это Расчет потребностей -  с помощью данной обработки можно рассчитать зарегистрированные потребности по номенклатурным позициям и на основании этой информации сформировать один либо несколько сводных заказов поставщикам. Вторая обработка - Закупка товаров - с помощью этой обработки анализируется продажи за некоторый прошлый период. На основании данных по продажам рассчитывается потребность на некоторый период в будущее и формируется заказ поставщику по данным продаж.

При создании заказа поставщику на основании либо обработками, в него переносятся только позиции номенклатуры со способ пополнения Закупка.

Форма Заказа поставщику

В шапке документа расположены стандартные поля:

• Организация - если у нас в базе несколько организаций, можно выбрать на какую их них осуществляется закупка;
• Поставщик (Контрагент);
• Договор - указывается договор с постащиком, если учет ведется по договорам;
• Состояние заказа поставщику - это элементы произвольного справочника, используя который мы настраиваем процесс управления заказами под бизнес-процессы, которые используются в компании. Например, мы можем завести состояния К оплате, Ожидается поступление товара либо какие-то ещё и выбирая данные состояния в документах таким образом управлять нашим заказам;
• также в шапке документа могут быть поля Заказ покупателя и/или планируемая Дата поступления товара.

Если у вас несколько строк табличной части и либо поставщик согласовал вам какие-то разные сроки поставки, либо закупка делается под разные заказы покупателей, в форме документа можно управлять положением данных реквизитов. Для этого по команде Ещё ищем команду Шапка/табличная часть и в открывшейся форме мы можем изменять местоположение полей даты поступления и заказа покупателей.

Дата поступления влияет на дату, по которой в регистре График движения запасов будет зарегистрировано планируемое поступление наших товаров.

Заказ покупателя используется для последующего резервирования товара. Если в заказе поставщику для какой-то позиции был указан заказ покупателя, то при поступлении товара по данному заказу поставщику, товар будет поставлен в резерв под данный заказ покупателя.

Над табличной частью есть гиперссылка Цены поставщика. Перейдя по данной ссылке открывается стандартная форма выбора цены и валюты. Можно выбрать режим налогообложения используемый данным поставщиком, а также указать вид цен данного поставщика.

Если в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) зарегистрированы цены поставщика, т.е. заполнен прайс-лист по данному поставщику, то выбрав данный прайс-лист и установив галку перезаполнить цены мы можем автоматически заполнить колонку цены поставщика в нашем заказе.

В табличной части есть кнопка Загрузка запасов из внешнего источника. Если имеющиеся в программе механизмы никак не помогли сформировать вам табличную часть вашего заказа поставщику и Вы рассчитывали это в каких-то электронных таблицах, то Вы можем воспользоваться данной командой.

Открывается обработчик и в данном обработчики мы можем загрузить данные из программы Excel, либо двух других доступных форматов: CSV — текстовый формат, предназначенный для представления табличных данных и MXL — формат табличного документа, разработанный для приложения 1С.

Сопоставив поля, загрузить табличную часть нашего заказа из внешнего источника.

Кнопка Изменить открывает панель, с помощью которой можно управлять табличной частью нашего документа. Например округлять суммы, установить цены, дополнить строки из каких-то документов. Если заказ поставщику содержит несколько сотен позиции то данная обработка может существенно упростить процесс редактирования данных в табличной части.

Движения по регистрам. График движения запасов

После проведения заказа поставщика у нас изменяется график движения запасов. Если на посмотрим движения по нашему документу, то увидел регистр накопления график движения запасов.

В разделе Закупки в одноимённом отчёте - График движения запасов – с детализацией по датам отражаются ожидаемые поступления товара, в т.ч. из заказов поставщиков.

Планирование оплаты. Список.

На вкладке Платежный календарь мы можем запланировать оплату по данному заказу. Для этого достаточно установить флаг и заполнить процент оплаты либо сумму оплаты, указать способ – наличный, безналичный либо не указан.

После проведения такого Заказа поставщику эти данные отразятся уже в платежном календаре нашей компании.

Если предполагается частичная оплата по данному заказу и необходимо сразу запланировать оплату в несколькими частыми, то верхнем углу есть кнопка Список. Переключившись по данной кнопке наша форма планирования оплаты изменяется на табличная часть. Теперь можно указать несколько этапов оплаты.

Вспомогательные функции

В верхней части документа есть гиперссылки: События, Файлы и Отчёты.

По гиперссылке События мы переходим в журнал событий, которые связаны с нашим заказам поставщику. В этом списке могут быть письма переписки с нашим поставщиком. Можем зарегистрировать телефонный звонок и в данной форме увидим это событие. Это позволяет нам накапливать и анализировать взаимодействия с вашим поставщиком.

По гиперссылке Файлы мы переходим в список прикрепленных файлов. Если мы на каждый заказ оформляем какое-то дополнительное соглашение к договору либо спецификацию на поставку, то можно скан-копии данных документов прикреплять к конкретному заказу поставщика и они будут храниться в базе данных.

По гиперссылке Отчёты нам доступны основные отчеты, связанные с нашим заказом поставщика. Например, отчет Анализ заказа поставщика содержит информацию по товарным позициям - что заказано, что поступило либо осталось получить. Также мы видим обеспечение - то есть товар поступает в резерв под заказ покупателя или в свободные остатки.

Нижняя часть отчета содержит информацию по оплате по данному заказу. Мы видим что сумму документа, что уже запланировано к оплате. Если бы у нас была какая-то оплата мы увидели эту информация и также последняя колонка - остаток оплаты по заказу поставщику.

Печатные формы

Для заказа поставщика предусмотрено несколько печатных форм. Одна из них - это заказ поставщику. Эту форму мы можем распечатать и отправить поставщику. Также есть возможность распечатать почтовый конверт.