Настройка программы 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) и ее интеграция с одним из интернет-магазинов

Начальная настройка программы 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) и ее интеграция с одним из интернет-магазинов

Заполнение справочников

Поступление товара

Установка цен продажи.

Настройка обмена 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) с сайтом интернет-магазина.

Работа на сайте интерент-магазина

Обработка заказов из интернет-магазина на стороне 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ)

Расчет потребностей в запасах

1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) можно использовать в качестве системы бэк-офиса для одного или нескольких интернет-магазинов.

Это дает возможность:

• создавать и вести одну базу заказов – без ограничения источников их поступления (заказы, оформленные в обычном магазине, заказы с сайта, заказы принятые по электронной почте или по телефону и пр.);
• организовать удобный перенос информации между учетной системой и сайтом;
• выводить на сайте только актуальные данные о цене и наличии товаров.

Начальная настройка программы 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) и ее интеграция с одним из интернет-магазинов

При первом запуске программы Вы увидите начальную страницу.

Перед началом работы с программой рекомендуется заполнить информацию об организации и начальных остатках. Начнем заполнять информацию о компании.

На первом шаге нам предлагают выбрать кем же является наша компания: юридическим лицом или физическим. Далее указываем наименования и основные данные. На следующем шаге мы указываем основные реквизиты наше компании. Указываем ответственных лиц, если они у нас есть. На этом создание нашей компании закончено.

Основные настройки

Переходим к настройкам. Начнем с общих настроек. Необходимо установить флаг «Дополнительные реквизиты и сведения». Мы будем использовать учет номенклатуры по характеристикам.

Посмотрим, что система нам предлагает в качестве настроек учета.

В разделе «Настройки» «Предприятие» есть справочник «Организации». Перейдем по соответствующей ссылке. Наша организация уже заполнена данными.  Необходимо уточнить учетную политику и основную ставку НДС. Заполнить остальные реквизиты. Записать сделанные изменения.

В разделе «Настройки» «Продажа» устанавливаются флаги использования модулей продаж.

В разделе «Настройки» «Закупки» нам необходимо установить флаги «Учет в разрезе характеристик». Это даст нам возможность вести учет нашей номенклатуры в разрезе характеристик.

Установим флаг «Использовать резервирование запасов» - мы также будем использовать данную возможность.

В разделе «Настройки» «Сервис» можно включить и настроить использование этого раздела.

В разделе «Настройки» «Производство» можно включить и настроить использование этого раздела.

В разделе «Настройки» «Зарплата» можно включить и настроить использование этого раздела.

В разделе «Настройки» «Деньги» так же никакие опции включать не будем.

Заполнение справочников в 1С Управление нашей фирмой 8 (1С:УНФ)

Справочник «Контрагенты» доступен в разделах «Продажи», «Закупки», а также в разделе «Предприятие» «Нормативно-справочная информация».

Создадим 2 группы по кнопке «Создать группу»: «Покупатели» и «Поставщики»

В группе «Поставщики» введем информацию о наших поставщиках

Виды номенклатуры (характеристики) в 1С Управление нашей фирмой 8 (1С:УНФ)

Прежде чем заполнять номенклатуру в разделе «Предприятие» «Нормативно-справочная информация» обратимся к справочнику «Виды номенклатуры». В нем уже создан 1 элемент «Основная группа». Создадим свою группу «Верхняя одежда».

Номенклатурные группы предназначены для объединения номенклатурных позиций, близких по своим свойствам и характеристикам.

Номенклатурной группе могут быть назначены общие для всех позиций номенклатуры, входящих в группу, единицы измерения и характеристики. Назначенные единицы измерения и характеристики в дальнейшем могут быть использованы в документах для отражения хозяйственных операций точно так же, как если бы они были назначены на конкретную позицию номенклатуры.

Переходим в раздел «Настройки» «Общие настройки». В группе «Характеристики» видим две группы, соответствующие справочнику «Виды номенклатуры»: «Основная группа», «Верхняя одежда».

Остановимся группе «Верхняя одежда» и по кнопке «Создать» определим для нее набор характеристик и из значения.

Когда мы определились с возможными вариантами наших характеристик можно создавать саму номенклатуру.

Справочник «Номенклатура» в 1С Управление нашей фирмой 8 (1С:УНФ)

Справочник «Номенклатура» доступен в разделах «Продажи», «Закупки» и в разделе «Предприятие» «Нормативно-справочная информация».

Создадим группу «Верхняя одежда». В ней создадим подгруппы «Пальто» и «Куртки».

Стоит отметить, что данная классификация номенклатуры будет использована в нашем интернет-магазине. Поэтому нужно подходить к выбору структуры справочника «Номенклатура» достаточно осознанно.

Создадим элемент «Куртка Wellenshtain Seberiya». Можно указать артикул. Можно загрузить картинки. Если загрузить несколько картинок, они будут располагаться в группе «Файлы». Из присоединенных картинок одна является основной и представлена в карточке нашей номенклатуры.

На вкладке «Основные параметры» необходимо указать что наша номенклатура будет относиться к созданной нами группе «Верхняя одежда». На вкладке «Параметры хранения» устанавливаем флаг «Характеристики». После записи нашей номенклатурной позиции нам становится доступна вкладка «Характеристики» на которой мы можем определить наборы наши характеристик.

Аналогично создадим еще один элемент «Пальто «Альбатрос».

Поступление товара в 1С Управление нашей фирмой 8 (1С:УНФ)

Покупка товара у поставщика оформляется документом «Приходная накладная» в разделе «Закупки».

Создадим такой документ. Заполним его номенклатурой с указанием характеристик. Перейдя по соответствующей гиперссылке, установим флаг «Регистрировать цены поставщика», укажем вид цен поставщика и параметры налогообложения.

При проведении такого документа автоматически регистрируется цены нашего поставщика.

Теперь у нас есть на складе товар, мы зарегистрировали цены поставщика и нам необходимо сформировать свои продажные цены.

Установка цен продажи в 1С Управление нашей фирмой 8 (1С:УНФ).

В разделе «Продажи» идем в справочник «Виды цен».

Справочник предназначен для хранения видов отпускных цен компании.

В разрезе видов отпускных цен строится прайс-лист. Каждая колонка задает цены определенного вида. Цены разных видов можно сравнивать между собой. В итоге каждая позиция номенклатуры может иметь столько цен, сколько в системе зарегистрировано видов цен.

Отпускные цены используются для подстановки по умолчанию в документах отгрузки, в заказах покупателей. Один из видов отпускных цен в системе имеет специальное назначение. Это вид цен, который содержит данные не о ценах для покупателей, а содержит значение учетной цены номенклатуры. Учетная цена может использоваться, например, как плановая себестоимость номенклатуры.

Цена может указываться вручную, а может рассчитываться. Динамические цены рассчитываются в документах отгрузки по базовым ценам, увеличенным на процент. Для расчетного вида цен можно хранится способ пересчета из базовой цены, периодически цены можно пересчитывать в обработке Формирование цен.

Для цены может быть заполнен формат отображения цены в Прайс-листе.

Создадим цены, которые будем использовать для обмена с интернет магазином: «Цена интернет-магазина 20», «Цена интернет-магазина 50».

Переходим непосредственно к формированию цен продажи. Делается это в форме «Прай-листы» раздела «Продажи». Обработка предназначена для просмотра и редактирования цен компании.

По кнопке «Формирование цен» указываем «Вид цен», который необходимо обновить.

Подбираем номенклатуру.

На третьем шаге рассчитываем новые цены.

В заключении указываем дату, на которую необходимо зарегистрировать рассчитанные цены. По кнопке «Установить» регистрируем рассчитанные цены.

Настройка обмена 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) с сайтом интернет-магазина.

Для демонстрации возможностей я зарегистрировал интернет-магазин в облаке webasyst, который работает на движке shop-script. Установил модуль интернет-магазина и плагин обмена с «1С:Управлением торговлей».

Программные продукты 1С, такие как «Управление торговлей» и «Управление нашей фирмой» используют для обмена с сайтами интерент-магазинов идентичные Стандарты электронного обмена коммерческой информацией CommerceML.

На стороне сайта включена опция автоматического обмена. После этого мне была предложена адресная строка скрипта синхронизации. Ее мы укажем в настройках обмена в 1С:Управлении небольшой фирмой (1С:УНФ).

Переходим в раздел «Настройки» «Обмен с сайтами». Устанавливаем флаг «Использовать обмен с сайтами», указываем префикс для заказов, импортируемых с сайта. Переходим к списку настроек обменов.

Создаем новый обмен.

План обмена позволяет выполнять обмен данными (выгружать номенклатуру и обмениваться заказами покупателей) с сайтами (интернет-магазинами) поддерживающими обмен по стандарту CommerceML 2.05.

Для того, чтобы начать обмен между информационной базой и сайтом, необходимо создать и настроить узел обмена. Для этого нужно нажать на команду "Создать" формы списка узлов обмена. После выполнения команды будет вызван помощник настроек обмена с сайтами, позволяющий создать узел обмена и выполнить все необходимые настройки. Для каждого сайта необходимо создать свой узел обмена.

В программе предусмотрены следующие режимы обмена:

• Выгрузка всех данных, участвующих в обмене. Выполняется по команде "Выполнить полный обмен данными" в форме списка или форме узла плана обмена.
• Выгрузка только тех объектов, которые изменились с момента последнего успешного сеанса обмена. Выполняется по команде "Выполнить обмен данными".

Важно. При первом сеансе обмена в новом или измененном узле обмена, независимо от команды запустившей обмен, будет выполнена полная выгрузка данных.

Форма узла обмена содержит несколько страниц, содержащих общие настройки обмена, а так же настройки для выгрузки номенклатуры и настройки для обмена заказами.

Страница "Основные настройки".

В группе "Режим обмена данными" выполняется настройка режимов обмена:

• если будет производится только выгрузка товаров, устанавливается флажок "Выгрузка товаров";
• если будет производится только обмен заказами, устанавливается флажок "Обмен заказами";
• если будет производится и выгрузка товаров и обмен заказами, устанавливаются оба флажка.

В группе "Назначение" настраивается подключение к сайту. Программа позволяет обмениваться с сайтом следующими способами:

• Непосредственно с сайтом (требуется подключение к сети Интернет). Для этого необходимо установить переключатель в группе "Назначение" в положение "Выгружать на сайт". Далее указать адрес сайта, пользователя сайта (под которым будет производится подключение к сайту для обмена) и его пароль. C помощью команды "Проверить соединение" можно проконтролировать корректность введенных данных и узнать о возможности начать обмен с сайтом.
• Посредством выгрузки/загрузки данных через промежуточные каталоги (не требуется подключение к сети Интернет). Для этого необходимо установить переключатель в группе "Назначение" в положение "Выгружать в каталог на диске". Далее указать каталог на диске (поле "Каталог выгрузки") в который будут выгружаться файлы обмена (при клиент-серверном варианте работы каталог выгрузки будет создан на сервере 1С). Если предполагается обмен заказами, то дополнительно нужно указать полное имя файла с заказами (поле "Файл загрузки заказов"), который будет формироваться на сайте.

Программа позволяет обмениваться с сайтом в автоматическом режиме при помощи регламентного задания "Обмен с сайтом". Для задания настроек необходимо установить флажок "Использовать периодический обмен данными" и установить расписание обмена.

Страница "Выгрузка товаров".

На странице устанавливаются настройки выгрузки товаров из информационной базы.

Важно. Для того, чтобы на сайт выгружались цены номенклатуры, необходимо выбрать один или несколько видов цен.  Для выбора доступны виды цен со способом расчета "Вручную" и "Рассчитывается".

Опция "Выгружать остатки по складам" определяет возможность передачи на сайт информации о наличии товаров на складах предприятия. При этом на сайт выгружается информация о складах (наименование, контактная информация) и о количестве товара на складе.

Программа позволяет выгружать на сайт изображения, присоединенные к номенклатуре. Для включения этого механизма необходимо установить флажок "Выгружать файлы изображений".

В группе "Таблица каталогов" настраивается соответствие каталогов номенклатуры инфоблокам сайта. Каждый каталог соответствует инфоблоку сайта. Для каждого инфоблока программа автоматически генерирует идентификатор каталога, который не рекомендуется менять. Для каждого каталога можно задать произвольное имя в поле "Каталог", отбор по группам номенклатуры и при необходимости установить дополнительные отборы по:

• конкретным позициям номенклатуры;
• количеству остатков номенклатуры. Выгрузка товаров на сайт не будет производится, если количество товарных остатков меньше указанного в фильтре значения;
• складу для остатков. Можно задать склад или список складов, остатки с которых будут выгружаться на сайт;
• произвольному фильтру. Можно составить любой другой отбор для номенклатуры.

Для установки отбора необходимо выделить строку таблицы каталогов и нажать на команду "Настроить отбор". Далее в форме отбора задать значения описанных выше фильтров и нажать на команду "Завершить редактирование" для сохранения настроек. Если необходимо временно отключить какой-либо отбор, не удаляя значение отбора, нужно снять флажок рядом с наименованием отбора.

Страница "Обмен заказами".

Обмен заказами происходит в два этапа: сначала загрузка с сайта, затем выгрузка на сайт (или в каталог на диске). По заказам, загруженным с сайта, формируются документы "Заказ покупателя". При последующих сеансах обмена табличные части документов обновляются в соответствии с информацией, полученной с сайта. В ответном сообщении на сайт отправляется информация об оплате и отгрузке по заказам, ранее загруженным с сайта. Контрагенты и номенклатура, полученные с сайта, идентифицируются в соответствующих справочниках. Объекты, которые не найдены, создаются.

В поле "Способ загрузки контрагентов" задается способ, в соответствии с которым контрагент указанный в заказе на сайте будет сопоставляться с контрагентами в информационной базе. Возможны следующие способы:

• Поиск по наименованию;
• Поиск по ИНН + КПП;
• Не создавать. При загрузке заказа в информационную базу в документ "Заказ покупателя" будет подставлен заранее определенный контрагент, указанный в поле "Контрагент для подстановки в заказы". 

В полях "Группа для новой номенклатуры" и "Группа для новых контрагентов" можно указать группы, в которые при загрузке заказов с сайта будут загружены элементы, не найденные в информационной базе. Если группы не заданы, не найденные элементы будут загружены в общий список.

Способ определения состояния заказа покупателя при выгрузке на сайт и загрузке с сайта в информационную базу зависит от флажка "Использовать несколько состояний заказов покупателей (три и более)" (расположен на закладке "Продажи" формы настроек параметров учета):

• если флажок установлен, становится видимой табличная часть "Соответствие статусов заказов", в которой в поле "Статус заказа на сайте" строкой указывается значение статуса заказа на сайте, а в поле "Состояние документа "Заказ покупателя"" задается соответствующий ему статус заказа в информационной базе. Если соответствие статусов установлено, при загрузке заказа с сайта программа выполняет поиск соответствующего ему состояния документа "Заказ покупателя" в информационной базе. При этом если состояние документа "Заказ покупателя", соответствующее статусу полученному с сайта не найдено, у заказа устанавливается состояние по умолчанию. Для передачи информации об оплате или отгрузке заказа на сайт, необходимо изменить состояние документа "Заказ покупателя" и перезаписать документ.
• если флажок не установлен, настройка соответствия статусов заказов не требуется. При загрузке заказа с сайта состояние документа "Заказ покупателя" в информационной базе определяется в соответствии со значениями состояний, заданными в настройках параметров учета. Информация об оплате/отгрузке заказа для передачи на сайт регистрируется автоматически при проведении документов оплаты/отгрузки. При этом заказ считается оплаченным/отгруженным, если он проведен и оплата/отгрузка по нему произведена полностью.

Просмотр информации по обмену.

В форме списка узлов или форме узла обмена можно выполнять следующие действия:

• посмотреть информацию о состоянии и событиях обмена;
• посмотреть изменения в информационной базе, произошедшие с момента последнего обмена с сайтом.

Для того, чтобы посмотреть текущее состояние обмена, нужно открыть форму списка узлов обмена, в которой для каждого узла обмена отображается следующая информация: успешно или нет была произведена загрузка/выгрузка, дата и время последней загрузки/выгрузки. Информацию о выгрузке товаров и выгрузке/загрузке заказов можно расшифровать более детально. Для этого необходимо воспользоваться командами "Выполнение обмена данными" - "События загрузки данных/События выгрузки данных".

Для того, чтобы посмотреть информацию об изменениях в информационной базе, которые будут выгружены на сайт в следующем сеансе обмена, необходимо воспользоваться командой "Выполнение обмена данными" - "Показать зарегистрированные изменения". После выполнения команды будет открыта форма, показывающая объекты участвующие в обмене с сайтом и зарегистрированные для них изменения. Любую регистрацию изменений объекта можно удалить из списка. Для этого необходимо в поле объекта нажать кнопку очистки.

Произведенную настройку нужно записать. Наша программа 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) готова к обмену с сайтом интерент-магазина. Произведем обмен данными.

Работа на сайте интерент-магазина

На нашем сайте появились каталог товаров в соответствии с нашей структурой, Номенклатура содержит изображения и характеристики. Есть информация о ценах и количестве.

Оформим 2 заказа в нашем интеренет-магазине.

В панели управления на сайте интернет- магазина появилась информация о том, что в системе зарегистрированы новые заказы покупателей.

Произведем очередной обмен с сайтом и посмотрим, как информация о заказах попадет в нашу систему 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ)

Обработка заказов из интернет-магазина на стороне 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ)

Заказы покупателей автоматически загрузились. Установим для каждого возможный резерв товара, переведем их в статус «В работе» и проведем.

По тем товарам, которых не было в наличии и не установился резерв, система автоматически формирует потребность, которую можно закрыть либо закупкой, либо производством, если используется соответствующий модуль.

Расчет потребностей в запасах в 1С Управление нашей фирмой 8 (1С:УНФ)

В системе 1С:УНФ предусмотрена специальная обработка, позволяющая рассчитать потребности компании (дефицит) в тех или иных запасах. Вызов обработки производится по гиперссылке панели навигации Расчет потребностей раздела Закупки.

• Настройка:
  • Окончание периода – формируется период расчета потребностей: от текущей даты по окончание периода.
  • Организация – организация, для которой рассчитывается потребность в запасах.
  • Только дефицит – выводить только номенклатурные позиции, по которым есть дефицит.
  • Также по кнопке «Отборы» устанавливается отбор по номенклатуре, характеристике номенклатуры и по складу (склад, подразделение). Отбор по складу влияет на расчет значения показателя Начальный остаток, если отбор не установлен, то остатки учитываются в целом по всем складам предприятия.
• Выполнение:
  • Форма обработки содержит дерево номенклатурных позиций и сведений о каждой из них. В колонках табличного поля обработки указывается номенклатура, характеристика, общая величина дефицита, величина просроченной потребности (в единицах номенклатуры) на текущую дату и прогноз потребности по датам.
    Выбрав в дереве интересующую позицию и развернув ее, можно получить информацию о том, что явилось основанием для расчета:
    • прогнозные остатки запасов;
    • ожидаемые поступления и потребление;
    • минимальный и максимальный уровень запасов;
    • детализация до заказов – источников поступления и потребления запасов.
  • Важно. В колонке «Просрочено» значения:
    • ожидаемых поступлений, у которых дата поступления меньше текущей даты;
    • ожидаемых потреблений, у которых дата потребления меньше текущей даты;
    • максимальный уровень запасов, если остатки запасов на текущую дату равны или меньше минимального уровня запасов (из максимального уровня запасов вычитаются текущие остатки запасов).
  • Важно. При расчете показателей в плановом периоде, считается что, просроченные показатели будут обязательно выполнены.
  • Расчет дефицита: если значение минимального уровня запаса равно или больше конечного остатка запасов, то из значения максимального уровня запаса вычитается конечный остаток запасов.
  • Расчет значение показателей в плановом периоде:
    • Начальный остаток равен сумме дефицита и конечного остатка из предыдущей колонки.
    • Поступление равно сумме всех ожидаемых поступлений запасов.
    • Потребность равна сумме всех ожидаемых потреблений запасов.
    • Минимальный запас равен установленному для номенклатуры значению минимального уровня запасов.
    • Максимальный запас равен установленному для номенклатуры значению максимального уровня запасов. Если максимальный запас равен 0 – считаем, что он равен минимальному уровню запасов.
    • Конечный остаток  =  Начальный остаток + Поступление – Потребность
• Рекомендации. Данная табличная часть содержит реквизиты:
  • Номенклатура. Позиция номенклатуры, по которой есть дефицит на предприятии, с расшифровкой по способам пополнения запасов. Способ пополнения, который является основным для номенклатуры, имеет представление «…(основной)».
  • Характеристика / Источник пополнения. Характеристика номенклатуры, с расшифровкой по поставщику (справочник «Контрагенты»). Поставщик определяется основным поставщиком из карточки номенклатура и поставщиками, по которым регистрировались цены для данной номенклатуры.
  • Дата поступления. Дата потребности запаса, с расшифровкой по датам возможных поступлений (указывается самая поздняя дата из дат: дата потребности запаса и текущая дата плюс срок пополнения).
  • Выбран. Позиция номенклатуры, которую необходимо включить в заказ. По умолчанию флаг установлен для позиции, у которых дата потребности равна или больше даты возможного поступления.
  • Количество. Количество дефицита (в единицах номенклатуры).
  • Цена зарегистрированная при поступлении номенклатурной позиции от контрагента (прайс-лист контрагента).
  • Сумма. Стоимость номенклатурной позиции.
  • Валюта прайс-листа контрагента.
  • Вид цен - прайс-лист контрагента. 
• Заказы. Данная табличная часть содержит список автоматически сформированных заказов по кнопке "Сформировать заказы".
  • Правила формирования заказов:
    • Тип документа определяется способом пополнения номенклатурной позиции (Закупка – документ «Заказ поставщику» с видом операции «Заказ на закупку», Производство – документ «Заказ на производство», Переработка – документ «Заказ поставщику» с видом операции «Заказ на переработку»).
    • Если поставщик известен, тогда подставляется договор по умолчанию для контрагента.
    • Позиции номенклатуры, имеющие одинаковые показатели: способ пополнения, контрагент, валюта, дата поступления (если в настройках параметра учета установлен переключатель «Указывать планируемую дату поступления в табличной части») объединяются в один заказ.

Сформируем заказ поставщику.

Перейдем в раздел «Закупки» «Приходные накладные». На основании Заказа поставщика оформим «Приходную накладную».

Теперь товар есть в наличии на складе. Можно приступать к отгрузке.

Переходим в раздел «Продажи» «Расходные накладные».

На основании «Заказов покупателей» сформируем «Расходные накладные» и проведем их.

Таким образом в 1С:Управление нашей фирмой (1с:УНФ) обрабатываются заказы, сделанные в интернет-магазине.