Биллинг и регулярные услуги

В программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ) начиная с версии 1.6.6 появилась функция биллинга и отражения регулярных услуг.

Опция должна решить задачу автоматического выставления счетов по периодическим услугам.

Программа проинформирует, какие клиенты обслуживались в текущем периоде на основании заключенных договоров.

В 1 клик можно подготовить все счета (а если потребуется и акты) и разослать их клиентам.

Эта возможность будет полезна компаниям, выполняющим абонентское обслуживание своих клиентов.

Например: консалтинговые, аутсорсинговые и различные обслуживающие компании (клининг, заправка картриджей, системное администрирование и т.д., и т.п.).

Для настройки данной функциональности нужно включить флаг Биллинг и работа с регулярными услугами в настройках программы (Еще больше возможностей — Продажи)

При активной опции, в разделе Продажи появится обработка Выставление счетов по договорам обслуживания и справочник, в котором пользователь может сформировать тарифные планы договоров обслуживания.

Обработка может формировать документы по следующим сценариям работы:

1. Предоплата - пакет Счетов на оплату и Актов выполненных работ оформляется по тарифному плану.
2. По факту (Учет времени) – производимые в течение месяца по договору работы учитываются документами Учет времени. В конце периода, с помощью обработки формирования документов готовим комплект (Счет + Акт выполненных работ) за все выполненные за период работы.
3. По факту (Заказ-наряд) – в этом случае все работы учитываются документами Заказ-наряд. Акты выписывать не требуется, счет создается единый в конце периода по всему списку работ.

Сценарии можно использовать как независимо, так и совместно.

Например:

Вначале месяца создается счет по тарифному плану (предоплата), в течение месяца производятся работы. В случае если работы производились в объеме, включенном в тарифный план, создается акт, закрывающий работы за период. Если же работ оказалось больше, чем включено в тарифный план, то будет оформлен дополнительный счет на сумму разницы.

В связи с появлением новой возможности поменялась форма договора. Теперь в ней есть группа Биллинг, в которой пользователь заполняет данные по договору обслуживания.

Обратите внимание на поле Тарифный план. В программе может использоваться несколько различных тарифных планов. Применение конкретного плана для каждого клиента отражается в договоре. Заполнение поля обязательно.

Список тарифных планов доступен из подраздела Биллинг раздела Продажи.

Взглянем на тарифные планы подробнее:

В табличной части перечисляется список всех товаров, услуг и работ, которые по договору обслуживания документы.

Цена товара/услуги может быть заполнена в тарифном плане, либо подтягивается из прайс-листа по виду цен договора.

Опция Что делать при продаже внеплановых позиций? помогает настроить действия при продаже номенклатурных позиций, не предусмотренных в тарифном плане, по данному договору.

После того, как тарифные планы подготовлены, договоры оформлены, переходим собственно к оформлению документов.

В обработке Выставление счетов (в разделе Продажи) можно подготовит следующие документы:

• Счет на оплату
• Акт выполненных работ
• Счет фактура

Рассмотрим действие обработки подробнее:

 В верхней таблице формы находится перечень действующих в указанном период договоров обслуживания

 Здесь выбирается период, документы за который пользователь планирует подготовить.

В случае, если в базе несколько договоров с разными периодами обслуживания, при нажатии по дате будет предложен выбор длительности периода (день, неделя, месяц, квартал, год).

Справа располагаются настройки формирования и печати.

В меню настроек, мы можем установить какие документы создавать (только счета, или акты со счетами фактурами), печатать ли подготовленные документы, оправлять ли письма клиентам.

Для подготовки, печати и отправки документа требуется указать печатную форму

Для отправки писем клиентов необходимо заранее подготовить шаблон e-mail.

 Содержание данной формы зависит от выбранной гиперссылки.

Расшифровка – в таблице будет расписана сумма строки (таб.1) по позициям номенклатуры

Продажи – тут собраны все документы продаж за указанный период:

• заказ-наряд
• учет времени
• расход из кассы (операции: прочее, на расходы)
• расходная накладная
• расход со счета (операции: прочее, на расходы)

Счета на оплату – перечень всех счетов на оплату за период

Акты - перечень всех счетов на оплату за период

Учет расходов по договорам обслуживания

В программе есть возможность собирать затраты по договорам обслуживания. Включить её можно установив флаг Вести учет расходов в разрезе договоров обслуживания в настройках программы.

Планируемые затраты можно включить в тарифный план. Если по данной статье затрат был реальный расход, его сумма будет учтена при формировании счета клиенту.

Для включения затрат в счет, им должно быть заполнено представление. То есть то, как расход будет выводиться в счете клиента.

Фактический расход денег, отраженный документами Расход из кассы или Расход со счета (операции: прочее, на расходы), необходимо относить на направление деятельности, которое указано в одном из договоров обслуживания. В этом случае программа сможет найти расход и включить в счет клиента.