Главная  Что получите 

 

Результаты использования 1С:УНФ в Проектном институте

У руководителя института появилась реальная возможность оперативно контролировать все расходы и доходы по каждому проекту используя отчеты «Доходы и расходы (по оплате)» и «Движение денежных средств». Различные настройки данных отчетов позволяют получать информацию в разрезе статей движения денежных средств, сгруппированных по категориям «Общих расходов» и «Проекты в работе».

Благодаря информации из отчетов «Начисления и удержания» и «Расчеты с персоналом» появилась возможность контролировать взаиморасчеты с персоналом. Данные отчеты выводятся в по каждому подразделению и сотруднику за каждый месяц.

Отчет «План-фактный анализ движения денежных средств» позволяет анализировать исполнение бюджетов. Отчет показывает как плановые так и фактические показатели и отклонения от плана.

Отчет «Доходы и расходы (по отгрузке)», сформированный по проектам и статьям затрат, дает дополнительную картину доходов и расходов по каждому проекту методом начисления.

 

Как запускалась 1С:УНФ в Проектном институте

Подготовка к внедрению. Справочник «Номенклатура»

Работы по проектированию ведутся по направлениям  (канализация и водоснабжение, вентиляция и кондиционарование и т.д.), которые в кроме того имеют подразделы (общие планы, различные расчеты, принципиальные и другие схемы и т.д.).

В систему решено направления вводить как работы, а подразделы вводить как спецификации работ.

Каждый отдельный проект в системе получает свой перечень работ с уникальным префиксом проекта. Для этого в справочнике «Номенклатура» заводится специальная папка.

Если проект находится в стадии работы, папка проекта располагается в общей папке «Проекты в работе». После закрытия проекта, его папка со всеми работами по проекту отправляется в архив – переносится в папку «Закрытые проекты ».

Дополнительно в справочнике «Номенклатура» заведена папка «Операции». В нее вводятся отдельные операции, из которых составляют спецификации работ. Они тоже разделены по папкам – проектам.

 

Справочник «Статьи движения денежных средств»

Главной задачей использования 1С:УНФ в проектном институте определен учет и контроль за всеми затратами по проектам.

Принято решение оперативный учет доходов и расходов по проектам вести кассовым методом в разрезе статей движения денежных средств:

 выплата зарплаты проектировщикам;

 выплата зарплаты администрации проекта;

 поступление оплаты от заказчика.

Под каждый проект в системе определен свой набор статей движения денежных средств с уникальным префиксом проекта. Для этого в справочнике «Статьи движения денежных средств» создается отдельная папка.

Если проект в стадии выполнения, папка для него располагается в общей папке «Проекты в работе». После закрытии проекта, его папка со всеми статьями движения денежных средств по данному проекту переносится в архивную папку «Закрытые проекты ».

Для учета общехозяйственных расходов по институту в справочнике «Статьи движения денежных средств» заведена папка «Проектный институт (административные расходы)» со статьями:

 электроэнергия;

 аренда;

 уборка помещений;

 налоги.

Изменения в плане счетов управленческого учета

В дополнение к кассовому методу учета доходов и расходов в системе предполагается учитывать доходы и расходы методом начисления. Для этой цели в существующий в системе плане счетов управленческого учета внесены некоторые изменения.

 

Все затраты по каждому проекту собираются на счете 20 «Незавершенное производство». Чтобы выделить затраты по каждой статье в плане счетов добавлены специальные субсчета:

 Проект;

 Зарплата административного персонала;

 Зарплата проектировщиков;

 Налоги на зарплату

При выполнении сдельных нарядов сотрудниками затраты собираются на субсчете 20.12 «Зарплата проектировщиков». Этот субсчет затрат указывается в номенклатуре с типом «Операция».

 

 

Все затраты по выполненным работам собираются на субсчете 20.10 «Проект». Этот субсчет выбирается в номенклатуре с типом «Работа».

Общие затраты по зарплате администрации проекта собираются на субсчете 20.11. Этот субсчет затрат выбирается в документах «Кадровые перемещения» и «Прием на работу» .

 

Налог на доходы физических лиц является составной частью зарплаты. Поэтому учитывается в затратах по проекту. Отдельный субсчет затрат указывается в документах «Начисление налогов».

Для постатейного учета управленческих расходов в системе заведены субсчета:

 Аренда;

 Расходы на электроэнергию;

 Зарплата административно-хозяйственного персонала.

 

Счета учета затрат на электроэнергию и аренду указываются в карточках номенклатуры. Тип используемой номенклатуры – услуга. 

 

Счет затрат по уборке помещений выбирается в документах «Кадровые перемещения» и «Прием на работу». 

Основной бизнес-процесс и его реализация в 1С:УНФ. Получение заказа на проектирование. Планирование графика работ и оплаты по заказу

Директор после получения заказа от клиента назначает ответственного инженера и определяет команду по проекту.

Ответственный инженер на основе имеющихся типовых проектов производит расчет стоимости проекта. Данный расчет он направляет финансовому директору.

Финансовый директор при получении заказа рассчитывает вне 1С:УНФ основные показатели проекта. Планирует и согласовывает с клиентом будущий график финансирования проекта.

В 1С:УНФ под каждый проект формируется бюджет движения денежных средств на закладке «Денежные средства» в документе «Бюджет». 

Выполнение заказа покупателя

Ответственный инженер проекта  составляет вне 1С:УНФ график выполнения работ для каждого раздела. Заводит в системе «Заказ покупателя».

На основе заказа покупателя в соответствии с графиком работ ответственный инженер проекта формирует в системе сдельные наряды. Определяет исполнителей, сроки, проставляет основные плановые показатели (метры квадратные и т.д.) и расценки (плановая стоимость в конкретном разделе проектирования одного метра квадратного). В комментариях проставляет номер проекта. Распечатанные сдельные наряды он выдает как задание исполнителям.

На основе предоставленных данных заказчика и условий задания, проектировщики разрабатывают проектную документацию.

Раз в неделю контролируется выполнение графика работ   – все сотрудники отмечают в выданных распечатанных заданиях фактическое выполнение, которое сравнивают с запланированным.

Специалисты раз в две недели отчитываются о фактически выполненных работах – сдают ответственному инженеру по проекту сдельные задания, в которых отмечают факт выполнения работ в натуральных показателях (проектируемых кв. метрах). Ответственный инженер проекта перепроверяет выполнение нарядов. В 1С:УНФ он вносит в сдельные наряды фактические данные и проставляет галочку - признак закрытия наряда. Система автоматически рассчитывает зарплату исполнителям на дату выполнения наряда .

Рабочим инструментом ответственного инженера по проекту стал журнал «Сдельные наряды». В нем он видит, кто из сотрудников уже выполнил порученную работу, на какую сумму и по какому проекту. Также он использует отчет «Сдельные наряды». В данном отчете указаны запланированные и фактические показатели, а так же отклонения от плана по каждому проекту, сотруднику и наименованию работ. 

Закрытие месяца: расчет зарплаты администрации проекта и проектировщиков

Финансовый директор раз в две недели (16 числа и 1-го числа следующего месяца) оформляет платежные ведомости на основании сдельных нарядов.

1-го числа каждого следующего месяца он рассчитывает заработную плату администрации проекта, готовит платежную ведомость.

Все платежные ведомости передаются директору на утверждение.

После утверждения директором платежные ведомости передаются кассиру. Последний выплачивает зарплату сотрудникам.

Закрытие месяца: общие расходы

Финансовый директор по окончании отчетного месяца:

 рассчитывает с помощью документа «Начисление зарплаты» зарплату сотруднику по уборке помещений ;

 отражает в системе документом «Заказ поставщику» и приходует документом «Приходная накладная»  счета за электроэнергию, связь,  аренду и другие общехозяйственные расходы;

 документома «Начисление налогов» вносит в систему рассчитанные вне "1С:Управление небольшой фирмой" налоги.

Создает на основе заказов покупателей акты выполненных работ, проставляет в них сумму выполненных работ за прошедший месяц. Проводит процедуру «Закрытие месяца».

 Дальше

 Предыдущий