Главная  Что получите 

 

Результаты использования 1С:УНФ в компании «Оптово-розничный продавец одежды»

Результаты внедрения 1С:УНФ:

• Всегда в наличии информация о себестоимости продаж, валовой прибыли, рентабельности. Формируются отчеты за разные промежутки времени, руководитель может анализировать динамику продаж.

• Понятный аналитический учет товаров на складе и учет продаж по характеристикам товаров (цветам, размерам и т.д.). Менеджер при оформлении заказа видит в отчете по каждому складу свободные остатки в разрезе размеров и цветов и других характеристик, предлагает покупателю все, что есть в наличии. В результате за 3 месяца объем продаж вырос на 20 000 евро!

• Понятная система резервирования товара на складах позволяет видеть как свободные остатки товаров так и зарезервированные. Бесполезные поездки на склад больше не делаются. Это позволило сократить время обслуживания каждого покупателя.

• Директор получает информацию о прибыли компании в целом и по каждому отделу.

• Ежемесячные и годовые отчеты для совета директоров головной компании формируются менее одного часа.

В результате использования "1С:Управление небольшой фирмой" компания получила целый ряд дополнительных выгод, которые не планировались на этапе внедрения, но которые значительно улучшили качество и скорость работы с покупателями и условия для принятия решений руководителем:

• Готовая поддержка учета комиссионной товаров и их продажи.

• Снизилось число ошибок при оформлении заказов и их выполнении.

• Доработка конфигурации 1С:УНФ дала возможность автоматизировать существующую систему скидок и бонусов в компании.

Как запускалась 1С:УНФ в компании "Оптово-розничный продавец одежды"

Подготовительный этап

Перед началом внедрения "1С:Управление небольшой фирмой" генеральный директор (как главный пользователь  будущей  системы) и ключевые сотрудники подробно изучили возможности системы с помощью партнера фирмы 1С и после этого прошли обучение работе с системой на сертифицированном курсе. Благодаря этому стало очевидно, что бизнес-процессы компании практически идеально совпадали с типовым функционалом решения. Это дало возможность использовать систему без существенных доработок. Изменения «под себя» были выполнены только для настройки системы бонусов скидок для розничной торговли. Для быстрого и эффективного  обучения персонала магазина работе с ситемой партнер по внедрению проекта разработал персональные инструкции. 

Настройка справочника «Номенклатура»: дополнительные характеристики. 

Для ведения учета товаров по размерам и цветам в системе были настроены дополнительные характеристики для справочника "Номенклатура".

В разделе «Администрирование» в форме «Настройки: Закупки» для активации этой возможности устанавливается галочка «Вести учет запасов в разрезе характеристик».

Используемые компанией виды характеристик Размер и  Цвет имеют свои значения. Характеристика Цвет, например, может принимать значения: зеленый, коричневый,  красный, синий, серый, черный. Характеристика Размер, с оответственно,  – S, XS,  L, M, XXL, XXXL. На форме «Общие настройки» активировали галку «Дополнительные реквизиты и сведения». После чего стало возможно по ссылке «Дополнительные реквизиты» ввести в систему для каждой характеристики  списки значений. 

 

Для каждого товарной позиции в ее карточке номенклатуры по ссылке «Характеристики» в панели навигации ввели всевозможные цвета и размеры для данного товара.

 

Оптовые продажи. 

В шоу руме оптовых продаж клиенты – юридические лица и индивидуальные предприниматели – выбирают по каталогу компании пальто, куртки требуемых размеров и цветов.

Если выбранной номенклатуры нет в наличии, с клиентом согласовывают доставку из головной организации, которая располагается в Финляндии. Покупателя информируют о примерной дате доставки. Если сроки его устраивают, то менеджер по продажам на основе заказа покупателя формирует заказ поставщику, и выставляет счет на оплату покупателю. Расчеты с клиентами и поставщиком согласно заключенным договорам ведутся в евро. При поступлении товара под заказ покупателя о нем сообщают клиенту. Поступление товара на склад  оформляется приходной накладной. В данном документе стоимость товара пересчитывается по курсу из евро в рубли, и себестоимость товара уже учитывается в рублях. Менеджер по продажам проверяет наличие оплаты заказа от покупателя: данные о поступивших платежах загружаются в систему из Клиент-банка. При наличии 100% оплаты товар может отгружаться клиенту. Факт отгрузки товара оформляется в системе расходной накладной.

Если нужные товары есть в наличии – менеджер по продажам об этом узнает из отчетов в системе, -  то он оформляет заказ покупателя. На его основе менеджер выписывает и передает для оплаты покупателю счет. После поступления оплаты по счету товар может отгружаться со склада. Факт отгрузки товара оформляется в системе расходной накладной, в которой стоимость товара пересчитывается в рубли.

Оформление заказа покупателя. 

При обращении оптового закупщика менеджер по продажам заводит документ «Заказ покупателя», в котором указывается покупатель (контрагент), заказанные товары и предполагаемая дата отгрузки.

Руководитель отдела продаж проверяет наличие свободных остатков товара по данному заказу покупателя в отчете «Анализ заказа». Данный отчет формируется по соответствующей ссылке в панели навигации документа, . 

На основе заказа покупателя менеджер по продажам выписывает счет на оплату, распечатывает его и передает клиенту.

 

Информацию по поступлению оплаты по заказам загружают в систему из Клиент-банка. Автоматически создается документ «Поступление на счет». В нем указываются оплачиваемые счета и заказы покупателя. В  отчете «Анализ заказа покупателя» контролируется поступление оплаты от клиентов.

После поступления денег от клиента на основании заказа покупателя менеджер по продажам оформляет документ «Расходная накладная». В нем указываются отгружаемые товары.

 

После полной отгрузки оплаченного заказа покупателя, его состояние изменяет на «Выполнен».

Обеспечение потребностей в товаре. Заказ поставщику. 

Если при оформлении заказов покупателя товаров нет на складе в свободном остатке, то покупателю предлагают вариант персональной поставки. Если клиент согласен ожидать, пока заказанный им товар поступит из Финляндии, менеджер по продажам на основе заказа покупателя формирует в системе документ «Заказ поставщику». В этом Заказе он указывает позиции товара, закупаемые под конкретного клиента, ожидаемую дату доставки, стоимость закупки.

Оприходование товара на склад. 

Обычно товары на склад от поставщика поступают сразу под несколько заказов покупателей.

На основе всех заказов поставщику, по которым поступил товар, менеджер формирует приходную накладную.

Цены из евро автоматически пересчитываются в рубли по курсу на дату поступления товара.

Поступающий товар автоматически резервируется под конкретные заказы покупателей.

 

На основе приходной накладной вводится счет-фактура (полученный). В этом документе проставлятся номер ГТД для последующего отражения в счетах-фактурах покупателям (выданных). Цены указываются в евро.

Суммы дополнительных расходов на доставку товара и таможенное оформление вводится на закладке «Услуги» в документе «Дополнительные расходы».

 

Эти дополнительные расходы добавляются к себестоимости всех закупленных товаров из данной поставки.

 

Комиссионная торговля 

Компания отдает свои товары на комиссию другой компании. Для работы по данному направлению организован специальный отдел. У этого отдела есть свои затраты – заработная плата сотрудников, доставка товаров до покупателя за счет компании. Автоматизация процесса комиссионной торговли была необходима, прежде всего, для понимания прибыльности данного направления, для ответа на вопрос «Надо ли его развивать дальше?».

Помимо рентабельности, из отчетов системы руководитель компании видит, сколько товара находится на реализации, сколько уже продано, свободные остатки товаров, а также взаиморасчеты с комиссионерами.

Оформление заказов покупателей

Для передачи товара на комиссию оформляется заказ покупателя по договору комиссии.

На закладке «Дополнительно» указывается подразделение ответственное за данный заказ – Комиссионные продажи

 

Товары на комиссию передаются по расходной накладной, которая оформляется на основе заказа покупателя.

В документе "Отчет комиссионера", который оформляется на основе заказа покупателя, указываются реализованные товары.

  

Комиссионное вознаграждение вычисляется в соответствии с указанным процентом комиссионного вознаграждения на закладке «Дополнительно» в документе «Отчет комиссионера». 

На основе отчета комиссионера формируется документ «Поступление на счет», в котором автоматом заполняется сумма к перечислению за минусом суммы вознаграждения.

 

Розничная торговля

В розничном магазине к системе подключены эквайринговый терминал и фискальный регистратор.

Магазин использует свою дисконтную систему.

По дисконтной карте предоставляется скидка 5% на все товары в магазине. Она выдается покупателям, совершившим покупки более чем на 100 тыс.руб.

Магазин часто проводит акции – устраивает распродажи определенных товаров. При покупке товаров, участвующих в акции на сумму более чем 100 тыс.руб. предоставляется дополнительная скидка 10%, при покупке на сумму от 120 тыс.руб. – 12% и при покупке на сумму от 150 тыс.руб. – 15%.

Открытие кассовой смены

Продавец в розничном магазине, приступая к работе, открывает кассовую смену в системе 1С:УНФ – в окне списка чеков ККМ нажимает соответствующую кнопку «Открыть смену».

Оформление чека ККМ

Продавец общается с покупателем о товара, его наличии и свойствах, а так же цене.

Выбрав товар, покупатель проходит с ним к кассе. Продавец  считывает сканером штрихкод на этикетке – в системе 1С:УНФ автоматически создается форма документа «Чек ККМ», в табличной часть которой заполняются данные о товаре.

Если покупатель не подобрал нужный ему товар из имеющегося в наличии, то продавец может уточнить наличие данной модели, размера и цвета в форме подбора товара. Данная форма открывается по кнопке «Подбор» из документа "Чек ККМ". В подборе представлен весь имеющийся в наличии товар с размерами и цветом. 

Оформление наличной оплаты товара и оплаты банковскими картами

При оплате товара пластиковой картой, продавец на закладке «Оплата платежными картами» в табличной части указывает сумму оплаты, вид и номер платежной карты.

При оплате товара полностью или частично наличными деньгами продавец в окне «Получено наличными» указывает сумму денег, полученных от покупателя. Программа автоматически рассчитает сдачу, размер которой появляется в поле «Сдача».

Когда покупатель желает оплатить товар полностью наличными, продавец по кнопке «Рассчитать сумму наличной оплаты» автоматически заполняет поле «Получено наличными» полной суммой чека.

 

Сформированный чек ККМ продавец регистрирует в системе по кнопке «Пробить чек». 

Закрытие кассовой смены

В конце каждого рабочего дня продавец регистрирует закрытие кассовой смены – в 1С:УНФ в журнале "Чеки ККМ" нажимает кнопку «Закрыть смену».

1С:УНФ автоматически сформирует отчет о розничных продажах за данный день.

На основе отчета о розничных продажах продавец оформляет документ «Поступление в кассу».

  

Возврат купленного товара

В случае возврата товара в день его покупки продавец оформляет чек ККМ на возврат товара на основе Чека ККМ, которым была оформлена реализация данного товара. Система автоматически заполнит чек на возврат данными из чека ККМ на покупку. Если покупатель возвращает не все, а часть купленных товаров, продавец оставляет в табличной части чека ККМ на возврат только те товары, которые покупатель возвращает.

Заполненный чек ККМ на возврат проводится в системе по кнопке «Пробить чек».

Если товар возвращается в день, когда кассовая смена, в которую этот товар был продан, уже закрыта, продавец регистрирует возврат товара документами: расход из кассы и приходная накладная.

Возвращаемый товар указывает  в табличной части приходной накладной .

На ее основе проведенной приходной накладной продавец оформляет документ «Расход из кассы».

  

В документе «Расход из кассы» в поле «Выдать» указываются ФИО покупателя и документ проводится. 

Заказ товара для розничного магазина

Заказ товара в розничный магазин осуществляется заказом покупателя, в качестве которого выбирается фирменный магазин.

Табличную часть такого заказа продавец заполняет необходимым ассортиментом товара, который определяет на основе отчета «Свободные остатки». 

 

На основе заказа покупателя создается заказ поставщику которым выступает головная организация.

  

Поступивший в магазин товар продавец приходует с помощью приходной накладной. По кнопке «лупа» цены рассчитываются в рублях согласно курсу евро на дату прихода товара. 

Доработки типовой конфигурации: Автоматическая система скидок

Для нужд розничной торговли был автоматизирован процесс предоставления скидок, существующий в компании.

Дисконтная карточка выдается покупателю при превышении его покупок суммы в 100 тыс.руб.

Номер дисконтной карточки заносится в карточку покупателя в панели навигации по ссылке «Дисконтные карты».

Все покупки, произведенные по дисконтной карточке, учитываются в карточке данного покупателя в разделе «Сумма покупок».

 

По карте предоставляется ее держателю скидка 5% на товары, которые не участвуют в акциях. Указанный процент скидки устанавливается на панели действий в подсистеме «Продажи» и не меняется. 

При предъявлении дисконтной карточки покупателем продавец считывает ее штрих-код с помощью сканера. 

 

После идентификации покупателя в чеке ККМ автоматически проставляется нужная скидка по дисконтной карточке в размере 5% на те товары, которые не участвуют в акциях и распродажах. 

Магазин часто проводит акции-распродажи – объявляет скидки на определенные группы товаров.

Условия для автоматического предоставления скидок вводятся по ссылке «Пороги дисконтных скидок» и «Коллекции товаров» подсистемы «Продажи» на панели навигации.

 

После достижения очередного значения система автоматически предоставит соответствующую дисконтную скидку  на товар, участвующий в акции. 

 

 

 

Контроль исполнения заказов покупателей

Для контроля исполнения заказов оптовых покупателей руководство использует отчет «Отгрузка и оплата по заказам покупателей». Данный отчет настроен так, чтобы в нем отражалась информация только о заказах, имеющих статус "В работе".

 

 

В этом же отчете видно, сколько товара находится на комиссии. Например, в подразделение "Комиссионные продажи" передано семь курток на реализацию. Они отчитались документом «Отчет комиссионера» о продаже четырех курток. В результате три куртки числятся за подразделением.

Отчет «Выполнение заказов покупателей» показывает информацию, за счет каких источников планируется обеспечивать заказы покупателей – товары зарезервированы на складе или ожидается их поставка из головной организации.

 

 

Анализ товарных запасов 

Наличие на складах товаров  в разрезе их характеристик можно проверить в отчете «Свободные остатки».

Отчет «Движение товаров по складам» помогает проанализировать прошлую динамику продаж в разрезе характеристик товара по подразделениям (складам).

Так, куртка на пуху у оптовиков пользуется повышенным спросом, нежели у розничных покупателей. Причины могут быть в неверной выкладке товара или не непрофессиональных консультациях продавцов.

 

Оборачиваемость и средний срок хранения товара можно определить в отчете «Оборачиваемость товаров». Значение «Оборачиваемость» вычисляется как отношение расхода запасов к среднему остатку запасов за период. Значение «Средний срок хранения» вычисляется как отношение количества дней в периоде к оборачиваемости запасов. 

Полную информацию о переданных на комиссию товарах позволяет получить отчет «Запасы переданные».

 

Анализ взаиморасчетов с покупателями и поставщиками 

Увидеть состояние взаиморасчетов с покупателями и проанализировать их можно в отчете «Взаиморасчеты». В отчете исключаются данные о взаиморасчетах с «Фирменным магазином», «Головной организацией», и виртуальными поставщиками услуг «Ежемесячные расходы». Внутренние взаиморасчеты компании в системе не учитываются.

Проанализировать состояние оплаты счетов покупателей можно в отчете «Оплата счетов». Суммы по каждому счету (сумма счета, оплачено, осталось оплатить) формируются в отчете в валюте взаиморасчетов с контрагентами.

  

Анализ валовой прибыли 

Рентабельность продаж и валовую прибыль по каждому товару в разрезе подразделений руководство может увидеть и оценить в отчете «Валовая прибыль». Себестоимость продаж сформирована из сумм закупок, расходов по доставке и таможенных расходов.

 

 

Доходы и расходы по подразделениям 

Перед руководителем компании не стоит задача досконально учитывать расходы, которые не связанны с товаром.

Поэтому учет взаиморасчетов с поставщиками прочих услуг – это обязанность бухгалтерии.

Но для анализа прибыльности/убыточности по подразделениям компании все равно нужно владеть информацией по данным расходам.  Было решено для простоты учета считать все расходы в одной приходной накладной от виртуального поставщика «Ежемесячные расходы» и распределять их по подразделениям.

В результате директор имеет возможность видеть и анализировать доходы и расходы по предприятию в целом и в разрезе структурных подразделений. Информация о рентабельности каждого подразделения нужна для планирования их дальнейшего развития.

Учет доходов и расходов в компании  ведется по отгрузке. Для этого руководство пользуется одноименным отчетом.

 

 Дальше

 Предыдущий