Схема работы, используемая в компании до внедрения 1С:УНФ

Менеджеры продажного отдела ведут активный поиск клиентов. Свои записи он ведут в разных табличках. У них есть доступ к «1С:Бухгалтерии» чтобы выставлять счета покупателям.

После выставления покупателю счетов менеджер согласовывает с ним оплату и готовит заказ поставщику или сам или через менеджера по закупке. Дожидается от поставщика счета .

По правилам фирмы менеджер должен сначала дождаться поступления оплаты от покупателя и только потом оплатить счет поставщику. Эти правила ни кем не контролируются. Дела обстоят так, что каждый менеджер пытается оплатить свои заказы по быстрее. Поэтому быстрее оплачиваются заказы тех менеджеров, кто был красноречивее и привел более убедительные аргументы.

Менеджер продажного отдела узнает, была ли оплата поставщику или нет, непосредственно у главного бухгалтера или руководителя продажного отдела, так как у них есть доступ в банку-клиент. Обычно каждый менеджер делает в день по две-три отгрузки. По факту менеджеры тратят треть своего времени, а также время главного бухгалтера и руководителя продажного отдела, чтобы уговорить их оплатить свои заказы в первую очередь, а после этого на выяснение была ли по ним оплата.

После произведенной оплаты поставщику менеджер начинает договариваться с ним о получении товара. После этого договаривается  с покупателем об отгрузке. Обращается к диспетчеру в зависимости от согласованных условий отгрузки (доставка или самовывоз или).

Диспетчер в своей табличке планирует расписание и загрузку водителей компании и экспедиторов. Если сегодня заказов много, то диспетчер начинает заказывать услуги у сторонних транспортных компаний. Экспедиторы сопровождают груз, как на своем транспорте, так и на чужом.

Экспедитор получает у поставщика документы на отгрузку, направляется к клиенту, там в ручную оформляет отгрузочную накладную. Потом привозит все документы в офис для проверки менеджером продажного отдела. Менеджер проверяет документы и передает их в бухгалтерию. Бухгалтер делает приход, расход и оформленные документы выдает экспедитору для окончательно подписания печатных оригиналов. Процесс сбора документов ни кем не контролируется. Разумеется - документы часто теряются.

По окончании каждого месяца менеджер продажного отдела заполняет электронную табличку по своим сделкам: покупатель, название сделки, сумма сделки, сумма закупки товара, различные расходы (оплата поставщикам и экспедиторам, вознаграждения посредникам). Разницу умножают на процент личный менеджера. Эти таблички сдаются руководителю продажного отдела на проверку. Подтвердить или опровергнуть эти таблички фактическими оперативными данными  крайне затруднительно из-за их разрозненности и неполноты.

Бизнес-проблемы компании до внедрения 1С:УНФ

Постоянные кассовые разрывы. Директор не понимает, сколько нужно заплатить поставщикам, сколько и когда должны заплатить клиенты. Кассовые разрывы «затыкают» кредитами и овердрафтами. Постоянно увеличивающийся долг беспокоит генерального директора.

Первичные документы часто теряются. В бухгалтерии в наличии процентов 30. Часто появляются клиенты и начинают заявлять, что ничего не получали (хотя товар им был отгружен), а оформленных отгрузочных документов в наличии нет. В итоге – постоянные судебные процессы.

У генерального и коммерческого директора есть сомнения, а все ли заказы прибыльные. Они хотят знать прибыль по каждому заказу.