Главная  Что получите 

Результаты использования 1С:УНФ в компании "Металл-Поставка"

Решена проблема кассовых разрывов. Директор утверждает платежи поставщикам, имея информацию: 

 о наличии денег в кассе и на все расчетных счетах компании в банке;

 о неоплаченных заказах поставщикам из отчета «Оплата заказов поставщикам»;

 об ожидаемых поступлениях денег из отчета «Оплата заказов покупателей» на каждую планируемую дату оплаты.

Теперь у директора есть возможность анализировать прибыль/убыток по каждому заказу в отчете «Доходы и расходы (по отгрузке)».

Упорядочена работа с документами: различные статусы заказов покупателей («В работе», «Выполнен») и галочка «Закрыт» позволяют судить о том, что работы по заказу ведутся или все действия выполнены, документы оформлены и имеются в наличии, все отражено в системе.

Как запускалась 1С:УНФ в компании "Металл-Поставка"

Предварительные договоренности. Подготовка к внедрению. 

Для начала договорились переделать основной бизнес-процесс и отладить учет по нему. Начать накапливать информацию (доходы, расходы, долги, прибыль, рентабельность) по каждой сделке и по компании целиком. Запуск этого процесса даст возможность реально оценить положение дел в компании и принимать верные управленческие решения.

Для учета всех операций решено ввести две организации: основную (ООО «МеталлПоставка») и управленческую (МеталлПоставка ООО) для отражения в учете операций, которые нельзя отразить по основной организации. Информация в «1С:Бухгалтерию» будет выгружаться только по основной организации. Благодаря этому документы и информация по управленческой организации, не попадут в бухгалтерский регламентированный учет основной организации.

Особенности организации информации. Справочники «Контрагенты» и «Номенклатура»  

В «1С:Бухгалтерии» информация в справочниках «Контрагенты» и«Номенклатура» была задвоена – менеджеры каждый раз вводили новый элемент, а не выбирали уже существующих контрагентов или товары. Поэтому было решено в 1С:УНФ заполнять заново справочники «Контрагенты» и «Номенклатура». Право вводить в справочник «Номенклатура» новые элементы оставили только у начальника продажного отдела, закупщика и главного бухгалтера. Справочник «Контрагенты» могут изменять все, главный бухгалтер назначен следить за порядком в нем (контролировать задвоение, правильность и полноту заполнения реквизитов и т. д.).

Стадии заказа 

Для простоты отслеживания этапов работ по каждой сделке в системе введены дополнительные состояния (стадии) заказов покупателей – «Заявка» и «Закупка». Если выполнены все действия, а также собраны все документы по заказу, то его статус (документ «Заказ покупателя» и документ «Заказ поставщику») изменяется на «Выполнен» и проставляется галочка «Закрыт».

Учет в системе работы водителей-экспедиторов

Компания имеет своих водителей и экспедиторов и пользуется услугами сторонних перевозчиков для развоза товаров покупателям.  Для простоты и наглядности учета было решено отражать работу своих водителей в 1С:УНФ таким же образом, как и внешних перевозчиков (через взаимодействие с поставщиками). Аналогично решено учитывать  работу экспедиторов. Для такой схемы учета в справочнике «Контрагенты» завели папку «Перевозчики», а в ней две вложенные папки – «Внутренние Перевозчики» и «ВнешниеПеревозчики» и папку «Экспедиторы». В данном случае транспортный отдел выступает для остальной компании как отдельная служба, которая еще и выполняет перевозку грузов на своих машинах для сторонних контрагентов.

Отражение основного бизнес-процесса в 1С:УНФ. Поступление заказа. Планирование и исполнение оплаты по заказу. 

Часть менеджеров занимаются активными продажами и поиском клиентов – холодные звонки и рассылка коммерческих предложений. Все это происходит вне 1С:УНФ.

В 1С:УНФ менеджеры начинают учитывать сделки с момента получения заказа. Главным рабочим инструментом для менеджеров стал журнал заказов покупателей с установленным отбором по ответственному менеджеру. Для наглядности в этот список были добавлены колонки «Дата отгрузки», «Оплачено» и «% оплаты».

При получении очередного заказа менеджер вводит в систему «Заказ покупателя» с первоначальным статусом «Заявка», указывает планируемые даты отгрузки и оплаты, распечатывает счет и отправляет его клиенту.

Бухгалтерия каждый день до 11:00 часов разносит информацию по банку в 1С:УНФ. Каждый сотрудник в компании знает, что после 11:00 часов он увидит актуальную картину по оплатам своих заказов, не вставая с рабочего места. Пропала необходимость «хождения в бухгалтерию за оплатами».

После поступления оплаты от клиента менеджер продажного отдела сам или через менеджера по закупкам заказывает счет от поставщика и направляет его менеджеру по закупкам.

Поступивший от поставщика счет менеджер по закупкам вводит в 1С:УНФ: заводит новый заказ поставщику со статусом «В работе» со ссылкой в основании на соответствующий заказ покупателя. Указывает в нем дату планируемой доставки товара, дату оплаты, вводит входящие номер и дату счета. Статус заказа покупателя изменяется на «Закупка».

Теперь согласование счетов к оплате происходит на основании информации из 1С:УНФ: менеджер по закупкам распечатывает отчет «Оплата заказов поставщикам» с отбором по «Не оплаченным» заказам и направляет его директору. Директор проставляет галочки, кому платить, подписывает сей документ и передает его в бухгалтерию.

Рабочим инструментом для менеджера по закупкам теперь является список заказов поставщикам, в котором для большей наглядности добавлены колонки«№ вх. документа» и «Дата вх. документа», а также колонки «Оплачено» и «% оплаты», с помощью которых анализируется наличие счетов от поставщиков.

Благодаря регистрации счетов поставщиков менеджером по закупкам в 1С:УНФ, у него теперь есть возможность видеть в любой момент времени:

 на какую сумму и сколько счетов нужно оплачивать (ежедневно или за весь период) – в отчете «Оплата заказов поставщикам»;

 динамику поступления заказов и оплаты по ним – в отчете «Поступление и оплата по заказам поставщикам»;

 долги и взаиморасчеты с поставщиками – в отчете «Взаиморасчеты».

Бухгалтер согласно утвержденному списку оплат на основании документа«Заказ поставщику» в журнале заказов поставщикам оформляет платежные поручения и выгружает их в банк-клиент для проведения оплаты.

На следующее утро Бухгалтер выгружает выписки из банк-клиента и загружает их в "1С:Управление небольшой фирмой".

Исполнение заказа покупателя

Менеджер продажного отдела видит, какие заказы поставщикам оплачены, и договаривается с диспетчером транспортного отдела о поставке заказа.

Диспетчер осуществляет планирование загрузки экспедиторов и водителей в Excel по номерам заказов покупателей – помечает, какие заказы выполнены, а какие – еще нет.

В 1С:УНФ вводит ФИО экспедитора в специальное поле в шапке документа «Заказ покупателя».

Диспетчер регистрирует заказ поставщику на дополнительную услугу «Доставка»:

 от имени управленческой организации, если исполнителем (контрагентом) является наш водитель;

 от имени основной компании, если исполнителем (контрагентом) является водитель привлекаемой сторонней компании.

На основании заказа поставщика вводится приходная накладная.

Водитель с экспедитором отправляются к поставщику. Забирают у поставщика товар и первичную документацию, отвозят товар покупателю, оформляют с покупателем рукописную накладную о доставке товара. Все эти документы экспедитор каждые два-три дня передает ответственному за него менеджеру.

Закрытие сделки

Менеджер продажного отдела получает свои документы, проверяет их и передает своему руководителю. Если в процессе какой-то сделки были дополнительные расходы по выплате вознаграждения посредникам, менеджер сообщает об этом своему руководителю.

Руководитель продажного отдела после проверки поступления оплат от покупателей находит в системе по номеру счета соответствующий заказ поставщику и вводит на его основании приходную накладную. Контролирует наличие рукописной накладной об отгрузке.  На основе заказа покупателя оформляет расходную накладную. Изменяет статус заказа поставщику на «Выполнен». Распечатанные расходные накладные отправляют к покупателю с курьером для окончательного подписания. Контролирует возврат курьером подписанных документов.

Если по сделке были дополнительные расходы, связанные с вознаграждением посредников, руководитель продажного отдела фиксирует выдачу из кассы денег документом «Расход из кассы» и привязывает его к нужному заказу покупателя с видом операции «Прочий расход».

При выполнении всех условий: наличии оплаты покупателя; оформленных документов по сделке руководитель продажного отдела проставляет галочку в заказе покупателя – признак окончательно закрытия сделки.

У руководителя продажного отдела теперь есть возможность в каждый момент времени видеть:

 какие счета и на какую сумму должны оплатить покупатели  – в отчете «Оплата заказов покупателей»;

 как проходит выполнение заказов покупателей – какие товары зарезервированы на складах, что уже заказано у поставщиков – в отчете «Выполнение заказов покупателей»;

 долги и взаиморасчеты с покупателям – в отчете «Взаимозачеты».

Диспетчер раз в две недели (20-го и 5-го числа месяца, следующего за отчетным) оприходует услуги экспедиторов: вводит приходные накладные на услуги «Сопровождение груза», где контрагентом выступает экспедитор компании, с указанием каждой строки табличной части документа и соответствующего заказа покупателя.

Рассчитывает и выплачивает зарплату водителям. Отбирает по каждому водителю заказы, по которым он доставлял груз. Оформляет документы «Расход из кассы», где в каждой строке документа указывается соответствующий документ «Заказ покупателя» и «Расходная накладная».

У диспетчера появились инструменты:

 проверять оформление документов по сопровождению и доставке грузов – в отчете «Закупки»;

 контролировать взаиморасчеты с перевозчиками – в отчете «Оплата заказов поставщикам» с выбором перевозчика.

Закрытие месяца: начисление заработной платы менеджерам продажного отдела

Шестого числа каждого месяца, после того как диспетчер провел все затраты по заказам, руководитель продажного отдела рассчитывает зарплату менеджерам по всем закрытым за месяц сделкам.

Из отчета «Доходы и расходы» с группировкой по каждому менеджеру и по выполненным заказам покупателей выбирает количество отгрузок, затем по каждой сделке выбирает сумму отгрузки, себестоимость, дополнительные расходы и прибыль. Величину прибыли по каждому менеджеру умножает на его личный процент премии и получает сумму премии. Вводит в системе документ «Начисление зарплаты» с установленными окладами менеджеров и рассчитанными суммами премий.

Закрытие месяца: общие расходы

Счета за электроэнергию, аренду, комуналку, связь и прочие общие расходы бухгалтер вводит в систему документом «Заказ поставщику» и на основании его приходует их документом «Приходная накладная».

Расчет зарплаты административно-хозяйственному персонала бухгалтер производит документом «Расчет зарплаты».

У бухгалтера теперь есть возможность контролировать:

 оплачены ли услуги сторонних организаций – в отчете «Оплата заказов поставщикам»;

 начисления и удержания по зарплате сотрудникам – в отчете «Начисления и удержания»;

 взаиморасчеты с персоналом – в отчете «Расчеты с персоналом»;

 движение  и наличие денежных средств – в отчетах «Движение денежных средств» и «Денежные средства».

 

 Дальше

 Предыдущий